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在利用Excel进行财务分析时，首先需要设计报表格式。可以以现行财务报表为基础，在其中进行必要的调整和变动。例如，可以增加变动成本、贡献毛益、固定成本、税息前利润、速动资产、长期资产等项目。需要注意的是，如果采用自动填列财务数据的方法，调整的项目必须放置在会计软件或Excel模板提供的报表之下，以免自动填列财务数据时出错。
针对主栏，可以增设必要的栏目。这些栏目包括本期数栏、上期数或计划数栏、行业平均数栏和比较栏。比较栏可以分为绝对数和相对数，即差额和百分比。为了清晰起见，可以将不同的比较内容放置在同一工作簿的不同工作表中，以便更好地进行比较和分析。
针对主栏，需要确定具体的分析指标。可以根据企业的具体需求来确定指标的内容。例如，可选择经济效益综合指标体系、杜邦财务分析体系、破产测试比率体系等。同时，还可以考虑增加其他指标，如利息保证倍数、现金比率、固定比率、固定长期适合率等。在确定分析指标时，需要遵循几个原则：根据分析目的确定指标、与国际接轨、考虑未来需求以及避免指标过多太滥。
为了能够迅速、及时地计算财务指标，需要事先将每个计算公式录入到相应的单元格中。公式的位置必须与要计算的指标在同一行，并根据需要选择使用相对单元格或绝对单元格。可以通过引用其他单元格的地址来表示计算公式中所需的数据。这样，在填列财务数据时，指标的结果就会自动生成。
填列报表数据有两种方法：手工录入和自动生成。对于自动生成，可以利用电算会计报表或数据库进行。如果使用电算会计报表，首先需要调出该报表文件，然后另存为Excel文件。最后，再用Excel打开所另存的文件即可。如果使用数据库，则需要在Excel下调出数据库文件，输入分析内容，并另存为。需要注意的是，对于不同行业的企业，Excel程序中一般都提供了相应的行业财务报表模板。如果手工输入数据，可以先打开某个报表模板，然后录入原始数据并生成报表，最后再复制到分析文件中。
当完成上述步骤后，各分析指标的结果就会自动生成。为了更直观地呈现分析结果，还可以将结构分析和趋势分析的结果在图表中反映出来。这样可以更清晰地观察和理解财务数据的变化趋势。
为了防止已输入单元格中的公式被误删除或修改，同时防止报表数据的泄密和篡改，可以设置密码保护。可以将分析表的格式以及带有公式的单元格设定密码保护，还可以隐藏公式。此外，还可以对整个分析文件设定打开口令和修改权口令保护，以确保数据的安全性和完整性。
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